Na pewno każda firma zmaga się z przypływem dużej ilości dokumentacji, która jak wiemy, musi być przez określony czas przechowywana w archiwum. Ich archiwizacja powinna przebiegać tak, aby zapewnić dokumentom nienaruszalność, czyli niemożliwość wprowadzenia w nich niedozwolonych zmian oraz łatwe odszukiwanie w momencie, kiedy będą one nam potrzebne. Jaka jest definicja archiwizacji oraz czy warto stosować elektroniczne rozwiązanie archiwizacji? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.
Definicja archiwizacji dokumentów
Archiwizacja dokumentów jest obowiązkowym elementem prowadzenia dzisiejszej działalności gospodarczej. Wynika to również z przepisów prawnych. Należy przy tym wskazać, że każdy dokument ma inną wagę wobec urzędów. Chodzi tutaj o to, że niektóre z nich są bardziej, a niektóre mniej ważne i to jest główną przyczyną długości czasu jego przechowywania. Głównym celem archiwizacji jest przygotowanie oraz dokładne uporządkowywanie dokumentacji i kategoryzowanie jej, po to, aby później móc ją szybko odnaleźć w nagłej chwili. Archiwizacja dokumentów powinna być wykonywana tak, aby uchronić dokumenty przed rozpowszechnieniem się ich osobom nieupoważnionym, wprowadzeniem w nich niedozwolonych zmian i przede wszystkim przed ich zniszczeniem bądź uszkodzeniem.
Elektroniczne archiwum dokumentów – czy warto z niego korzystać?
Jak można zauważyć, w ostatnim czasie rozwiązania technologiczne rozwijają się coraz szybciej. Powstaje wiele nowoczesnych systemów, które w zdecydowanym stopniu usprawniają pracę przedsiębiorstwa. Jeśli chodzi o elektroniczną archiwizację dokumentów, to ostatnio decyduje się na to rozwiązanie wiele przedsiębiorstw. Jest to spowodowane między innymi zwiększeniem się wydajności oraz efektywności pracy i po części wynika to z konkurencyjności firm. Dzięki elektronicznej archiwizacji dokumentów można zaoszczędzić sporo czasu oraz zmaksymalizować zyski, które są rezultatem sprawniejszego działania pracowników. Co więcej, korzystając z elektronicznej archiwizacji dokumentów, nie ma już obowiązku prowadzenia tradycyjnego archiwum. Dlatego odpowiedź na powyższe pytanie nagłówkowe brzmi tak.
